Riunioni: che strazio!

Spesso prolisse e noiose: le riunioni sono considerate da molti una perdita di tempo. Invece, se organizzate nel modo giusto, sono strumenti preziosi: ecco come “farle fruttare”

Ho fatto un’indagine informale tra i miei clienti, corsisti e partecipanti ai nostri percorsi di coaching. Ho chiesto loro la causa principale della loro costante mancanza di tempo, nelle loro realtà lavorative. È emerso chiaramente che il primo motivo per il quale le persone sentono di non avere tempo, è dato dalla partecipazione a sempre più numerose riunioni inutili! Le definiscono più o meno tutti allo stesso modo: inconcludenti, prolisse, noiose, inutili, ridondanti, poco pratiche.

Questa piccola ricerca è decisamente coerente con i dati disponibili a livello internazionale. Secondo la rivista Forbes una riunione settimanale costa all’azienda 360 ore di lavoro individuale l’anno! Non solo: quelle improduttive si stima costino 32 miliardi di euro l’anno, solo in Europa. Il settimanale La Repubblica afferma che in America si sprecano ben 37 miliardi di dollari in riunioni fallimentari, bruciando il 15% del tempo lavoro! E che ben 97% delle persone intervistate dichiara di fare altro durante le riunioni, come ad esempio, gestire le email…

Questo problema sta dilagando e incide negativamente sia sulla produttività aziendale, sia sulla motivazione delle persone. Come fare, quindi, per tentare di arginarlo?

Sono tutti d’accordo nell’affermare che la prima cosa da fare è smettere di fissare riunioni! Molti argomenti possono essere trattati in modi diversi: possiamo telefonare, mandare email, fare incontri one-to-one, senza scomodare tutto il team. Secondo il Wall Street Journal, ad esempio, molte aziende hanno iniziato a sostituire le classiche riunioni fatte nelle apposite sale, in incontri volanti da 5-10 minuti al massimo.

Se poi la riunione classica è davvero necessaria, bisogna seguire delle regole (e farle rispettare) affinché diventi davvero produttiva!

Iniziamo col chiederci cosa vogliamo ottenere dalla riunione. Qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere: una decisione? La soluzione di un problema? Un aggiornamento sullo stato di avanzamento lavori? In funzione del risultato che vogliamo conseguire, è più facile stabilire un tempo massimo e le persone da invitare. Formalizziamo l’ordine del giorno, con i punti da toccare: devono essere concreti e ciascuno di loro avere uno scopo, un tempo limitato e realistico (né troppo, né troppo poco) e possibilmente produrre un output. Quindi, pensiamo alle persone che vogliamo coinvolgere e chiediamoci: sono indispensabili? Perché le stiamo invitando? Ai fini del risultato quale contributo daranno? Se non siamo sicuri o se le stiamo invitando solo per “motivi politici”, prima di coinvolgerle, chiediamo loro se vogliono partecipare o se preferiscono limitarsi a leggere il report di fine riunione. Dobbiamo capire che l’“invito selvaggio” è una disfunzione che ruba letteralmente tempo lavorativo all’organizzazione! Inviamo, quindi, l’ordine del giorno e chiediamo alle persone di arrivare in tempo e preparate.

Durante la riunione, poi, è necessario usare le nostre doti di leadership, per guidare le persone verso gli obiettivi, ridurre le dispersioni e facilitare l’ottenimento del risultato. Facciamo domande, ricapitoliamo, gestiamo il tempo degli interventi ed evitiamo di tornare sui punti già trattati. Gestiamo con cortesia le persone prolisse e chiediamo il parere anche a chi non parla. Prendiamo nota delle decisioni prese su una lavagna e gestiamo il disaccordo, facendo emergere i dubbi.

Una buona abitudine è iniziare la riunione con puntualità: diamo noi il primo esempio e responsabilizziamo tutti sull’importanza di presentarsi in orario ed essere sintetici e incisivi! Ogni riunione, poi, dovrebbe terminare con un piano d’azione. Prima di concludere, quindi, definiamo sempre: chi, fa cosa, entro quando.

Una volta terminata la riunione, inviamo un report con la sintesi di quanto emerso e abituiamoci a chiedere feedback. Informiamoci su come è andata la riunione; come è stata percepita; se è stata efficace o si poteva fare qualcosa di diverso e cosa. I feedback sono uno strumento prezioso di crescita e miglioramento continuo!

In ultimo, assicuriamoci che le decisioni prese in riunione, si trasformino al più presto in azioni realizzate. Ciò significa che se abbiamo promesso risorse dobbiamo attivarci affinché siano disponibili e monitorare le persone coinvolte, chiedendo di portare risultati. Non c’è nulla di peggio, infatti, di una decisione presa e non realizzata!